Google의 Email 정책

1. 신속하게 답신을 보내라.

2. 이메일을 작성할 때는 단어 하나하나가 중요하다. 쓸데없는 이야기는 피하라.

3. 지속적으로 편지함을 비워라.

4. 이메일은 리포(LIFO. 후입선출) 순서로 처리하는 것이 좋다.

5. 여러분이 라우터라는 것을 기억하라.

6. 숨은 참조를 활용할 때는 스스로 이유를 물어봐야 한다.

7. 요란하게 불만을 표하지 마라.

8. 요구사항을 간단히 확인하는 방법으로 활용하라.

9. 훗날 검색할 것에 대비해 정리해 놓으라.

사실 커뮤니케이션에서 가장 중요한 건 '신속한 답신'입니다. 이메일도 마찬가지입니다. 답신을 지나치게 늦게 보내면 '오해'를 받기 쉽습니다. 그러니"나중에 조금 더 고민한 뒤에 보내야지"라고 생각하면서 답신을 미루는 건 별로 현명한 방법이 아닙니다. 슈미트는 "알았어요!"라는 답처럼 아주 짧아도 상관없으니 신속하게 반응을 보이라고 조언합니다. 동의합니다. 우리가 반응 보이지 않고 있으면 대부분의 사람들은 슈미트의 표현처럼 이렇게 해석할 가능성이 높습니다. "정신없어요. 이 내용을 언제 검토할 수 있을지 모르겠네요. 내 답신이 필요하다면 조금만 더 기다려요. 그리고 나는 당신을 별로 좋아하지 않아요."

만일, 불가피한 상황으로 답신이 늦어졌다면 그 이유를 자세히 설명해 '오해'가 생기는 것을 방지해야 합니다.

이메일에서 또 유의해야 할 것은 쓸데없는 이야기를 빼고 명확하게 쓰는 것입니다. 이에 더해 말로 하기보다 편하다고 해서 이메일로 불만이나 비난을 표현하는 것은 더욱 더 하지 않는 것이 좋습니다. 또 효율을 높이기 위해서는 지속적으로 편지함을 비우고 '후입선출' 방식으로 이메일을 처리하라고 슈미트는 조언합니다. 기술적인 팁도 있습니다. 이메일을 통해 요구사상을 확인하는 방법입니다. 나중에 확인할 필요가 있는 조치사항을 상대방에게 이메일로 보낼 때는 자신의 주소로도 보낸 뒤에 '확인' 표시를 해두는 겁니다. 그러면 나중에 다시 확인하기도 쉽고, 처음 메시지를 다시 보내면서 간단하게 "이것이 처리되었나요?"라고 체크할 수도 있습니다.